Repcastr

Automações para pequenos negócios

Registe-se uma vez. As mensagens aos seus clientes seguem sozinhas.

A Repcastr liga-se à agenda e aos contactos do seu negócio. A partir daí, os seus clientes recebem todos os dias lembretes e confirmações por WhatsApp, sem que tenha de fazer nada.

ComeçarVer como funciona

Funciona com o que já usa: a agenda do Google, do Outlook ou do iPhone (iCloud), ou a sua aplicação de marcações; os contactos num ficheiro, no Excel ou colados de uma folha; e o WhatsApp.

1 · Uma vez

Preenche o formulário da Repcastr

Com o link de convite, cola o link da sua agenda, escolhe o ficheiro de contactos (ou cola as linhas do Excel) e indica o número que recebe os avisos. Leva poucos minutos e só o faz uma vez.

  1. Mensagem da Repcastr

    Registo recebido. Vamos ligar a agenda e os contactos da Barbearia Central.

    09:12

2 · A ligação

A Repcastr liga-se à sua agenda e aos seus contactos

Usa a agenda que já tem: Google Calendar, Outlook, iCloud ou a sua aplicação de marcações. Os contactos vêm de um ficheiro, do Excel ou de linhas coladas. Continua a marcar como sempre: a automação lê a agenda por si.

  1. Mensagem da Repcastr

    Tudo ligado: 12 marcações amanhã, 240 contactos. A partir de hoje, as mensagens seguem sozinhas.

    09:40

3 · Todos os dias

Lembrete na véspera

Todos os dias, a automação lê a agenda de amanhã e envia a cada cliente uma mensagem com o dia e a hora marcados. Ninguém tem de carregar num botão.

  1. Para a Ana

    Olá Ana! Lembramos a sua marcação amanhã, 14/10, às 10:30. Responda SIM para confirmar ou NÃO para cancelar.

    18:00

  2. Para o Rui

    Olá Rui! Tem marcação amanhã, 14/10, às 15:00. Confirma? Responda SIM ou NÃO.

    18:00

4 · A resposta

Confirmação por WhatsApp

O cliente responde SIM ou NÃO. Quem confirma recebe um agradecimento; quem não pode ir fica com a marcação assinalada na agenda.

  1. Resposta da Ana

    SIM

    18:04

  2. Para a Ana

    Obrigado, Ana! Até amanhã às 10:30.

    18:04

  3. Resposta do Rui

    NÃO, afinal não consigo.

    18:21

5 · O seu aviso

Recebe um aviso quando alguém cancela

Assim que um cliente responde NÃO, o aviso chega ao seu WhatsApp: a vaga fica livre a tempo de a voltar a preencher.

  1. Aviso no seu WhatsApp

    Cancelamento: o Rui não pode ir amanhã às 15:00. A vaga está livre.

    18:21

6 · Quem não apareceu

Registo de faltas

Quem não aparece fica registado. Todos os meses recebe o resumo: marcações, faltas e taxa de faltas, sem contar à mão.

  1. Aviso no seu WhatsApp

    Falta registada: Marta, 14/10 às 17:00.

    17:30

  2. Relatório do mês

    Outubro: 58 marcações, 9 faltas, taxa de faltas de 15,5%.

    08:00

7 · Meses depois

Recall de clientes

Meses depois, a automação encontra os clientes que não voltaram e não têm nada marcado, e convida cada um a voltar.

  1. Para a Marta

    Olá Marta! Já passaram 6 meses desde a sua última visita. Quer marcar? Responda a esta mensagem.

    11:00

  2. Resposta da Marta

    Sim! Pode ser na próxima semana?

    11:26

Como começar

Do primeiro contacto à primeira mensagem.

  1. Conversa

    Identificamos o problema que mais lhe custa e quanto vale em euros.

  2. Convite

    Enviamos-lhe um link pessoal para ligar o seu negócio.

  3. Formulário

    Cola o link da agenda ou da aplicação de marcações, junta os contactos (ficheiro, Excel ou colados) e indica o número para os avisos.

  4. Ativação

    Ligamos o WhatsApp do seu negócio e a automação começa a trabalhar.

Instalação única e mensalidade de manutenção, combinadas na conversa. Se o problema da sua empresa é outro — faturas, encomendas, relatórios — fazemos a automação à medida.

Registo · o seu negócio

Ligue a automação ao seu negócio.

O formulário abre com o link de convite pessoal que lhe enviámos.

Para enviar este formulário precisa do link de convite pessoal que lhe enviámos. Abra esta página a partir desse link. Entretanto, pode ler as instruções de cada campo para preparar a agenda e os contactos.

Todos os campos são obrigatórios, exceto os indicados como opcionais.

O seu progresso

0 de 4 passos completos.

  1. Passo 1 · O seu negócio: falta o nome do negócio
  2. Passo 2 · Agenda: falta o link da agenda
  3. Passo 3 · Contactos dos clientes: falta o ficheiro ou as linhas dos contactos
  4. Passo 4 · Avisos e definições: falta o número de WhatsApp

Passo 1 de 4 O seu negócio

Que nome devo escrever?

O nome pelo qual os seus clientes conhecem o negócio, por exemplo Barbearia Central. Entre 2 e 80 caracteres.

O lembrete que os seus clientes vão receber

Na véspera de cada marcação, pelo WhatsApp. O nome do negócio é o que escrever acima; o nome do cliente, o dia e a hora são só um exemplo.

Exemplo · para a Ana

Olá Ana, lembramos que tem uma marcação para amanhã, dia 5 de outubro às 10:30. Se precisar de remarcar, contacte-nos. Até já!

  • Confirmo
  • Não posso

Se a marcação tiver uma descrição na agenda, essa descrição também entra na mensagem, entre parênteses, a seguir à palavra «marcação».

Passo 2 de 4 Agenda

De onde vêm as marcações?
Onde encontro o link da agenda?

Siga os passos da agenda ou da aplicação onde estão as suas marcações. Nas aplicações de marcações, os nomes dos menus estão em inglês, como na ajuda de cada aplicação; na sua conta podem aparecer traduzidos.

Google Calendar

  1. No computador, abra o Google Calendar (calendar.google.com) com a conta onde estão as marcações.
  2. Na lista “Os meus calendários”, à esquerda, passe o rato sobre o calendário das marcações, carregue nos três pontos e escolha “Definições e partilha”.
  3. Desça até “Integrar calendário” e copie o “Endereço secreto no formato iCal”. Cole-o aqui.

Outlook.com

  1. No computador, abra outlook.live.com com a conta onde estão as marcações e carregue em Definições (a roda dentada).
  2. Escolha “Calendário” e depois “Calendários partilhados”.
  3. Em “Publicar um calendário”, escolha o calendário das marcações e “Pode ver todos os detalhes”, e carregue em “Publicar”.
  4. Copie o link ICS (não o HTML) e cole-o aqui.

Microsoft 365 (Outlook do trabalho)

  1. No computador, abra o Outlook na web (outlook.office.com) e carregue em Definições (a roda dentada).
  2. Escolha “Calendário” e depois “Calendários partilhados”.
  3. Em “Publicar um calendário”, escolha o calendário das marcações e “Pode ver todos os detalhes”, e carregue em “Publicar”. Copie o link ICS (não o HTML) e cole-o aqui.
  4. Se não aparecer “Publicar um calendário” ou só puder mostrar disponibilidade, peça ao administrador do Microsoft 365 da empresa que permita publicar calendários com todos os detalhes.

iCloud (calendário do iPhone)

  1. Num computador ou tablet, abra icloud.com/calendar com a conta Apple onde estão as marcações.
  2. Na lista de calendários, carregue no ícone de partilha ao lado do calendário das marcações.
  3. Ative “Calendário público”, carregue em “Copiar link” e cole-o aqui (pode começar por webcal://).

Fresha

  1. No Fresha, carregue na sua fotografia de perfil, escolha “My profile” e depois “Workspaces”; no seu negócio, carregue em “Manage”.
  2. Abra “Linked calendars”, carregue em “Link a calendar”, escolha “Other calendars” e depois “Export events to calendar”.
  3. Copie o link para subscrever o calendário e cole-o aqui. Uma marcação nova pode demorar até 15 minutos a aparecer no link.

Acuity Scheduling

  1. No Acuity Scheduling, abra “Sync with Other Calendars” e escolha “1-way Calendar Sync”.
  2. Copie o link que aparece no fim da página e cole-o aqui. Este link tem as marcações de todos os calendários da conta.
  3. Se a pessoa que criou o link mudar a palavra-passe ou deixar de ter acesso à conta, o link deixa de funcionar: nesse caso, avise-nos.

Setmore

  1. No Setmore na web, abra “Settings”, depois “Staff”, e escolha o membro da equipa com as marcações.
  2. Em “Integrations”, na secção “Link your calendars”, carregue em “Get Link” e depois em “Copy Link”. Cole-o aqui.
  3. Cada link tem só as marcações de um membro da equipa.

Outra aplicação de marcações

  1. Se a sua aplicação não estiver acima, nas definições dela ligue-a ao Google Calendar, ao Outlook ou ao iCloud (procure “sincronizar calendário” ou “ligar calendário”), para cada marcação passar também para esse calendário.
  2. Cole aqui o link desse calendário, com os passos acima. Confirme que as marcações aparecem nesse calendário com o nome do cliente.

Este link dá acesso às suas marcações: trate-o como uma palavra-passe e cole-o só aqui. Com o link, a Repcastr só lê a agenda. Para registar uma falta ou um cancelamento, escreva FALTOU ou CANCELOU no título da marcação.

Passo 3 de 4 Contactos dos clientes

De onde vêm os telefones dos clientes?
Como exportar os contactos

Google Contactos

  1. No computador, abra contacts.google.com com a conta onde estão os contactos dos clientes.
  2. Carregue em “Exportar” (no menu à esquerda ou no ícone por cima da lista).
  3. Escolha “Google CSV” ou “vCard” e carregue em “Exportar”. Escolha aqui o ficheiro que foi transferido.

iPhone ou iCloud

  1. No iPhone, abra Contactos e toque em “Listas”, no canto superior esquerdo.
  2. Mantenha o dedo em “Todos os contactos” (ou na lista dos clientes) e toque em “Exportar”. Guarde o ficheiro .vcf e escolha-o aqui.
  3. No computador também pode usar icloud.com/contacts: selecione os contactos, carregue no ícone de partilha e escolha “Exportar vCard”.

Outlook

  1. No Outlook na web, abra “Pessoas”, carregue em “Gerir contactos” e depois em “Exportar contactos”.
  2. Escolha “Todos os contactos” e carregue em “Exportar”. Escolha aqui o ficheiro .csv.

Excel ou Google Sheets

  1. Ponha um cliente por linha, com o nome numa coluna e o telefone noutra. Uma primeira linha com “Nome” e “Telefone” ajuda, mas não é obrigatória.
  2. No Excel, guarde o ficheiro (.xlsx) e escolha-o aqui. Lemos só a primeira folha do ficheiro.
  3. Também pode selecionar as linhas no Excel ou no Google Sheets, copiá-las (Ctrl+C, ou Cmd+C no Mac) e colá-las na caixa “Ou cole aqui as linhas”, por baixo do ficheiro.

O ficheiro e as linhas coladas são lidos só no seu computador: enviamos apenas o nome e o telefone de cada contacto. Emails, moradas, notas, fotografias e as outras colunas ficam consigo. Escreva o nome dos clientes nas marcações tal como está nos contactos. Se uma marcação tiver um telefone escrito, usamos esse.

Um cliente por linha, com o nome e o telefone. A linha dos títulos é opcional. Usamos a escolha mais recente: o ficheiro ou estas linhas.

Passo 4 de 4 Avisos e definições

Que número devo indicar?

O número que recebe os avisos da automação, por exemplo quando um cliente cancela uma marcação. Escreva-o com o indicativo do país, por exemplo +351 912 345 678. Um número português de 9 dígitos também serve.

Definições opcionaisValor médio de uma marcação e meses até ao recall. Se não preencher, usamos um valor de referência e 6 meses.
Para que serve este valor?

Serve para estimar nos relatórios quanto fica por faturar com faltas e clientes que não voltam. Um valor aproximado chega, por exemplo 35 ou 42,50. Se deixar vazio, usamos um valor de referência.

O que é o recall?

Ao fim de quantos meses sem visita um cliente recebe uma mensagem a convidá-lo a voltar. Um número inteiro entre 1 e 24. Se deixar vazio, usamos 6 meses.